Төлем ұйымы үшін кірістерді заңдастыруға, терроризмді қаржыландыруға және жаппай қырып-жою қаруын таратуды қаржыландыруға қарсы іс-қимыл (КЖ/ТҚ/ЖҚҚТҚ) бойынша комплаенс – бұл негізгі бизнеске қосымша емес. Бұл – жұмыс моделінің өзінің бөлігі. Егер компания төлемдерге қатысса, клиенттерге қызмет көрсетсе, мерчанттарды қосса, аударымдармен жұмыс істесе немесе ақшаның қозғалысына қатысса, мемлекет оның өз тәуекелдерін түсінуін және оларды басқаруын күтеді.
Іс жүзінде проблема көбіне құжаттардың жоқтығында емес. Құжаттар әдетте бар: ішкі бақылау қағидалары, сауалнамалар, нысандар, бұйрықтар, журналдар, нұсқаулықтар. Проблема басқада – олар жұмыс істемейді. Қызметкерлер сәйкестендіруді қашан жүргізуді, клиентті қалай бағалауды, нені күдікті операция деп санауды, мәліметтерді қашан жаңартуды және шешімді қалай тіркеуді түсінбейді. Реттеуші үшін мұндай құжаттар жинағы формалды болып көрінеді.
1. Неліктен формалды құжаттар компанияны қорғамайды
КЖ/ТҚ/ЖҚҚТҚ бойынша ішкі құжаттар нақты бизнес-модельге сәйкес келуі тиіс. Егер компания B2B-клиенттермен, курьерлермен, маркетплейстермен, агрегаторлармен, интернет-эквайрингпен немесе арнайы шоттармен жұмыс істесе, бұл қағидаларда, сауалнамада, тәуекелдер матрицасында және мониторинг рәсімдерінде көрінуі тиіс. Кез келген ұйымға арнап жүктелген әмбебап құжат бұл компания тәуекелді нақты қалай анықтап, төмендететінін түсіндірмейді.
Формалды тәсіл әсіресе тексеру кезінде қауіпті. Реттеуші қағидалардың бар-жоғын ғана емес, олардың қолданылған-қолданылмағанын да қарайды. Клиенттердің тәуекел-бағасы бар ма, мәліметтер жаңартылды ма, қызметкерлер оқытылды ма, шешімдер тіркелді ме, әдеттен тыс операциялар қаралды ма, жауапты қызметкер тағайындалды ма және ол өз функцияларын түсіне ме.
2. Тәуекелдерді бағалау тірі құрал болуы тиіс
Тәуекелдерді бағалау – есеп үшін кесте емес. Ол қандай клиенттер, өнімдер, арналар, елдер, операциялар және қызмет көрсету тәсілдері жоғары тәуекел тудыратынын түсіндіруі тиіс. Төлем ұйымы үшін төлем қызметінің түріне, клиентті қосу тәсіліне, қашықтықтығына, операциялар көлеміне, төлемдер жиілігіне, экономикалық мәніне, географиясына және клиент санатына бөлек қарау маңызды.
Жақсы тәуекел-баға практикалық шешімдер қабылдауға көмектеседі. Бір клиентті стандартты рәсім бойынша қабылдауға болады. Екіншісі бойынша қосымша құжаттарды сұрату қажет. Үшіншісі бойынша – күшейтілген мониторинг орнату. Төртіншісі бойынша – қызмет көрсетуден бас тарту. Егер тәуекел-баға компанияның әрекеттеріне әсер етпесе, ол өз функциясын орындамайды.
3. Клиентті сәйкестендіру – жай ғана сауалнама емес
Сәйкестендіру клиент кім, оның өкілі кім, бенефициарлық меншік иесі кім және іскерлік қатынастардың мақсаты қандай екенін түсінуден басталады. Заңды тұлғалар бойынша тіркеу деректерін, иелік ету құрылымын, қол қоюшының өкілеттіктерін, қызмет түрін, қаражат көздерін және операциялардың мәлімделген бизнес-модельмен байланысын тексеру маңызды. Жеке тұлғалар бойынша құжаттар, мәртебе, операциялардың сипаты және әдеттен тыс мінез-құлық белгілері маңызды.
Іс жүзінде сауалнама көбіне бір рет толтырылып, ұмытылады. Бұл – қателік. Директор, қатысушы, бенефициар, қызмет түрі, айналымдар, есеп айырысу моделі немесе клиенттің тәуекел-профилі өзгерсе, мәліметтер жаңартылуы тиіс. Төлем ұйымы клиентті кіреберісте ғана емес, оның қызмет көрсету процесіндегі мінез-құлқын да көруі тиіс.
4. Операцияларды мониторингілеу және күдікті белгілер
Операцияларды мониторингілеу әрбір операция автоматты түрде күдікті дегенді білдірмейді. Оның міндеті – клиент профилі мен нақты мінез-құлық арасындағы сәйкессіздікті көру. Егер компания бір модельді мәлімдесе, ал операциялар басқаны көрсетсе, айналысу қажет. Егер айналымдар түсініктемесіз күрт өссе, төлемдер бөлшектенсе, ақша транзитпен тез өтсе немесе контрагенттер клиенттің қызметімен байланысты болмаса, комплаенс «операция жүргізілді» деген белгімен шектелмеуі тиіс.
Операциялар бойынша шешімдер тіркелуі тиіс. Белгіні анықтау ғана емес, компания оны қалай бағалағанын көрсету де маңызды: құжаттарды сұратты, түсініктеме алды, мониторингті күшейтті, операциядан бас тартты, хабарлама жіберді немесе мәселені түсіндірілетін деп жапты. Тіркеусіз дұрыс шешімнің өзі расталмаған болып көрінеді.
5. Комплаенс-офицердің рөлі
КЖ/ТҚ/ЖҚҚТҚ бойынша жауапты қызметкер бұйрықтағы формалды тұлға болмауы тиіс. Оның ақпаратқа қол жеткізуі, құжаттарды сұрату құқығы, клиенттерді бағалауға қатысуы, ішкі тексерулерді бастауы, оқытуды ұйымдастыруы және басшылықпен өзара іс-қимыл жасауы қажет. Егер комплаенс-офицер тек қағаз жүзінде болса, жүйе жұмыс істемейді.
Төлем ұйымы үшін комплаенстің операциялық процестерге кірістірілуі маңызды. Менеджер клиентті қосады, бухгалтер төлемдерді көреді, техникалық команда жүйені көреді, заңгер шарттарды көреді, комплаенс-офицер тәуекелді көреді. Егер бұл блоктар ақпарат алмаспаса, күдікті белгілер компанияны айналып өтуі мүмкін.
6. Қызметкерлерді оқыту және ішкі тәртіп
Қызметкерлер қағидалардың мәтінін ғана емес, практикалық сценарийлерді де түсінуі тиіс. Клиент бенефициарды ашудан бас тартса не істеу керек. Әдеттен тыс айналымға қалай ден қою керек. Мәселені комплаенс-офицерге қашан беру керек. Қандай құжаттарды формалды түрде қабылдауға болмайды. Клиентті тексеру аяқталғанға дейін неге қосуға болмайды.
Оқыту құжаттамалық түрде расталуы тиіс, бірақ мәні журналдағы қолда емес. Мәні – қызметкерлердің қалай әрекет ету керектігін шынымен білуінде. Төлем ұйымында бір қате қосылған клиент реттеуші тәуекелді ғана емес, банктік, беделдік және коммерциялық тәуекелді де тудыруы мүмкін.
7. Төлем ұйымдарының типтік қателіктері
Ең жиі қателіктер жобадан жобаға қайталанады. Компания құжаттарды іске қосудан бұрын емес, реттеушінің сұрауынан кейін дайындайды. Ішкі бақылау қағидалары бизнес-модельге сәйкес келмейді. Клиенттердің сауалнамалары формалды толтырылған. Тәуекел-баға шешімдерге әсер етпейді. Қызметкерлерді оқыту мәні бойынша жүргізілмейді. Күдікті операциялар талданбайды немесе нәтижені тіркемей талданады.
Бұл қателіктердің бәрін түзетуге болады, бірақ компания реттеушіге ішкі бақылау жүйесі неге тек файлдар түрінде ғана болғанын түсіндіретін сәтке жеткізбеген дұрыс.
8. Qozhan Consulting қалай көмектеседі
Qozhan Consulting төлем ұйымдарына КЖ/ТҚ/ЖҚҚТҚ бойынша құжаттар мен процестерді нақты бизнес-модельге сай құруға көмектеседі. Біз өнімдерді, клиенттерді, төлем ағындарын, шарттарды, банктік модельді, ішкі рөлдерді талдап, қағидаларды, сауалнамаларды, тәуекелдер матрицаларын, мониторинг және оқыту рәсімдерін дайындаймыз. Егер құжаттар бұрыннан бар болса, біз олардың іс жүзінде жұмыс істейтінін және тексеруге немесе жаңа өнімді іске қосуға дейін нені өзгерту қажет екенін тексереміз.
Қорытынды
Төлем ұйымы үшін комплаенс – бұл құжаттар қалтасы емес, шешім қабылдаудың жұмыс жүйесі. Ол компанияға клиентті түсінуге, тәуекелді көруге, әрекеттерді тіркеуге және өз ұстанымын банкке, реттеушіге және ішкі басшылыққа түсіндіруге көмектесуі тиіс. КЖ/ТҚ/ЖҚҚТҚ бизнес-модельге неғұрлым ерте кірістірілсе, төлем жобасы соғұрлым тұрақты жұмыс істейді.